劳动者采用电子数据形式发送的请假资料是否具有法律效力?

e纸合约 e纸合约 2021-03-04
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实务中,很多用人单位的HR会遇到这样的情况:劳动者未向用人单位提交诊断证明等原件,仅发送诊断证明照片等材料,那么此时用人单位是否可以认定劳动者旷工呢?
基本案情:

2012年12月28日,孙某入职北京一家商贸公司(以下简称商贸公司),担任司机兼行政,月工资4200元。

2013年2月28日,双方签订劳动合同,劳动合同的期限为2013年2月28日至12月31日止。

孙某自称于2013年6月摔伤,2013年9月20日至9月30日住院,期间向公司领导以及同事口头告知过病情及请假事项。

商贸公司实际支付孙某工资至2013年9月21日,2013年9月22日以后,孙某未到商贸公司上班。

2013年10月7日,孙某通过公司邮箱向商贸公司发出请假申请,称其术后一月复查,要再请假一周等,并在邮件中附了就诊医院出具的诊断证明书、病历资料照片等材料。

2013年11月9日,商贸公司以电子邮件的形式向孙某发出辞退通知,载明:孙某无故旷工,严重违反公司制度,公司决定予以辞退。 理由:第一,11月份无故旷工超过两日(口头承诺11月4日到岗,11月4日不仅没有到岗,而且联系不上;按邮件请假的截止日期是10月14日),根据劳动法规定,旷工可以处以3倍工资的罚款;根据公司的规章制度,月累计旷工2天以上,予以辞退,不发放遣退费。第二,请假期间至今,未收到医院病假单、就诊病历和收费证明原件;第三,单位员工多次打电话发短信联系均未果。

孙某向当地劳动仲裁委申请仲裁,要求商贸公司支付2013年9月22日至11月30日期间的病假工资、解除劳动合同经济补偿金,以及为其转移档案及社会保险关系。仲裁裁决支持孙某请求,商贸公司不服,起诉至法院,请求不支付孙某病假工资以及解除劳动合同经济补偿金。

商贸公司辩称:

一、仲裁认定我公司支付病假工资,缺乏事实依据。我公司未收到孙某病假邮件,截止目前,我公司未收到孙某申请病假所需病假条、医药费等申请材料原件,且自2013年9月21日后一直联系孙某提供相应材料,但均未提供。

二、我公司支付孙某解除劳动合同经济补偿金的裁决,缺乏事实依据。孙某未提交任何请假申请,共旷工26天,其违约在先,根据公司《规章制度》第七章考勤制度中明确规定,全月累积旷工2日或一年旷工达4日者,予以解雇,不发给资遣费。根据劳动合同法相关规定,孙某应向我公司支付违约金,出于人道,我公司只要求其按公司规定进行工作交接,未追究违约责任,且自2013年9月底至今多次通知孙某来公司履行正式工作交接手续,但其未履行应尽的交接事宜,截止目前仍未履行交接手续。因孙某旷工在先,我公司依法将期解雇,不需支付赔偿金。故诉至法院请求判令商贸公司不支付孙某的病假工资以及解除劳动合同经济补偿金。

法院观点:

因用人单位作出的开除、除名、辞退、解除劳动合同等决定而发生的劳动争议,用人单位负举证责任。2013年11月9日,商贸公司以孙某无故旷工为由将其辞退,故商贸公司应当对孙某存在无故旷工情形提交证据予以证明。商贸公司向法院提交的孙某诊断证明及相关病历资料复印件表明,商贸公司对孙某受伤以及进行手术的情况应当知晓,其提交的2013年11月5日的电子邮件中亦载有10月26日曾与孙某取得联系的内容,本院据此认定在孙某手术结束后的恢复期间,双方当事人就孙某的病假一事进行过联系和协商,因孙某病情特殊其采用当面请假以外的联系方式并无不当。在商贸公司对孙某的身体状况有所知情且曾与孙某取得过联系的情况下,仍以孙某未提交请假邮件及诊断证明资料的原件为由,主张孙某无故旷工,理由欠妥。


法律依据:

《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》

第十三条 因用人单位作出的开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬、计算劳动者工作年限等决定而发生的劳动争议,用人单位负举证责任。

案件分析:

本案中,商贸公司以孙某无故旷工为由解雇孙某,为了证明孙某旷工,商贸公司对于孙某发送请假电子邮件,不予承认,认为孙某未向其发送请假材料原件,所以孙某属于旷工行为。

请假是劳动者向用人单位发出,请求暂时不到岗工作的意思表示,用人单位予以批准的情形。请假与批准是劳动者与用人单位就劳动合同的履行中的某种情形达成意思一致的事件,如果在案证据能够证明双方都发出过相关的意思表示,即可认定双方知情。此条件下,若用人单位仅以劳动者未发送含有请假意思表示的材料原件,主张劳动者存在无故旷工情形依据不足。所以,劳动者采用电子数据形式发送的请假资料是具有法律效力的。

相关问题延伸:

1、劳动者以手机短信提前三十日通知用人单位解除劳动合同,是否符合《劳动合同法》第37条规定的“劳动者提前三十日以书面形式通知用人单位,可以解除劳动合同。劳动者在试用期内提前三日通知用人单位,可以解除劳动合同。”?

手机短信作为一种以手机及其应用软件为媒介和载体的用以表达个人意思的形式,只要其可以证明案件的事实就可以成为证据,属于该条中的“书面形式”,理由如下:一、书面形式不应局限于我们通常所说的普通书证,手机短信虽然与普通书证的记载方式、记载介质不同,但却具有相同的功能,即均能记录完全的内容,并以其内容证明待证事实的真实情况。二、手机短信也是以其显示和记载的内容来说明案件的某一问题,且可以书面的形式呈现出来被人们看到及利用,其导出、打印出来后与书面形式并无不同;三、我国《合同法》以及《电子签名法》等已经将传统的书面形式扩大到电子数据形式,而手机短信也属于广义上的电子数据形式。据此,可以认定手机短信属于实质上的书面形式。劳动者通过手机短信形式向用人单位发送辞职申请的方式属于我国《劳动合同法》第三十七条所规定的情形。

参考案例:(2014)朝民初字第13708号

2、劳动合同期满后,未及时办理劳动合同终止手续,劳动者仍在用人单位工作的,用人单位提出终止劳动关系的,劳动者是否有权要求用人单位支付经济补偿金?

《江苏省高级人民法院印发<关于审理劳动争议案件若干问题的意见>的通知》

四、关于劳动合同争议案件的审理

21、 劳动合同期满后,用人单位未及时与劳动者办理终止或续订劳动合同手续,劳动者仍在用人单位工作,用人单位提出终止劳动关系的,劳动者有权要求用人单位支付经济补偿金。

温馨提示

1、对于电子数据证据的效力,用人单位应当谨慎对待,随着电子设备的普及与应运,电子数据类的证据越来越多地被法庭采信,所以对于劳动者采用电子数据形式发送的合理合法的请假或者辞职,用人单位应当予以采信。

2、电子数据类地证据是证据中重要的一类,用人单位和劳动者都要及时保存电子设备中的有效证据。

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